Datenschutzerklärung für das unter der Webseite https://netzwerk-fh-personal.de zugängliche Portal „Intranet FH-Personal“ sowie zur Registrierungswebseite https://services.ptj.de/forms/xelos-fhp des Portals vom 03.02.202
Das unter der Webseite https://netzwerk-fh-personal.de zugängliche Portal „Intranet FH-Personal“ und die Registrierungswebseite https://services.ptj.de/forms/xelos-fhp erheben personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte/r
Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das
Bundesministerium für Bildung und Forschung
D-53170 Bonn
Telefon: +49 (0)228 9957-0
Fax: +49 (0)228 99578-3601
elektronische Post: bmbf@bmbf.bund.de
E-Mail: poststelle@bmbf-bund.de-mail.de
Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n des Bundesministeriums für Bildung und Forschung:
Bundesministerium für Bildung und Forschung
„Datenschutzbeauftragte/r“
D-53170 Bonn
Telefon: +49 (0)228/9957-3369
Fax: +49 (0)228/9957-8-3369
elektronische Post: datenschutz@bmbf.bund.de
Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie das Bundesministerium für Bildung und Forschung (nachfolgend „BMBF“ genannt) den Schutz Ihrer Daten gewährleistet und welche Art von Daten auf welcher Grundlage zu welchem Zweck erhoben werden.
Dienstleister zur Bereitstellung, zum Betrieb der Registrierungswebseite des Portals https://services.ptj.de/forms/xelos-fhp und des Portals „Intranet FH-Personal“ https://netzwerk-fh-personal.de (nachfolgend „Portal“ genannt) sowie bezüglich der Verarbeitung der Daten ist:
Forschungszentrum Jülich GmbH, 52425 Jülich
Im Auftrag des BMBF verarbeitet das Forschungszentrum Jülich GmbH – Projektträger Jülich (nachfolgend „PtJ“ genannt) und deren technischer Dienstleister „Blueend AG“ die personenbezogenen Daten der sich für das Portal registrierenden und registrierten Nutzerinnen und Nutzer für die in dieser Erklärung genannten Zwecke. PtJ und sein technischer Dienstleister haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz (einschließlich des Telemediengesetzes und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes) beachtet werden.
Datenverarbeitung durch den Aufruf der Registrierungswebseite sowie der Internetseite und ggf. Nutzung des Portals
Bei jedem Zugriff eines Nutzers oder einer Nutzerin auf das Anmeldeformular und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet.
Im Einzelnen werden über jeden Zugriff / Abruf des Anmeldeformulars folgende Daten gespeichert und nach 14 Tagen wieder gelöscht:
* IP-Adresse des Besuchers
* Datum & Uhrzeit
* Aufgerufene URL
* übertragene Datenmenge
* Meldung, ob der Zugriff / Abruf erfolgreich war
* Der vom Browser übertragene User-Agent
Wir sind auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 lit. c und e EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 5 BSI-Gesetz zur Speicherung der Daten – zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur sowie zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern bei der Kommunikationstechnik des Bundes/BMBF - über den Zeitpunkt Ihres Besuches hinaus verpflichtet. Diese Daten werden analysiert und im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik zur Einleitung einer Rechts- und Strafverfolgung benötigt.
Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot des BMBF protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik des Bundes zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird durch das BMBF nicht vorgenommen.
Beim Aufruf einzelner Seiten werden sogenannte temporäre Cookies zur technischen Dienste-Erbringung verwendet. Diese Session-Cookies beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen nach Ablauf der Sitzung. Techniken, wie z.B. Java-Applets oder Active-X-Controls, die es ermöglichen, das Zugriffsverhalten der Nutzer und Nutzerinnen nachzuvollziehen, werden nicht eingesetzt.
Mit jedem Aufruf der Internetseite https://netzwerk-fh-personal.de durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System wird eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen erfasst. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf diese Internetseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf diese Internetseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite, (6) eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), (7) der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und (8) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.
Das BMBF ist auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. e EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 5 BSI-Gesetz zur Speicherung der Daten zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur des BMBF/Kommunikationstechnik des Bundes über den Zeitpunkt Ihres Besuches hinaus verpflichtet. Diese Daten werden analysiert und im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik, auch des Dienstleisters, zur Einleitung einer Rechts- und Strafverfolgung benötigt.
Diese Daten werden in Log-Dateien über den Zeitpunkt des Besuches hinaus auf Servern der Blueend AG in Deutschland gespeichert. Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten (Zugriffslog der Logins) für 30 Tage gespeichert.
Bei der Anmeldung am Portal werden Daten (u.a. Anmeldename, IP-Adresse, Browserdaten) verarbeitet und im Zugriffslog gespeichert, um ggf. im Fall der missbräuchlichen Nutzung entsprechende Schritte einleiten zu können. Das Zugriffslog der Logins (Logindaten) wird 30 Tage gespeichert.
Daten, die beim Zugriff auf das Intranetangebot protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik des Bundes bzw. Dienstleisters zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte dieser Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte dieser Internetseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit der informationstechnologischen Systeme und der Technik dieser Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese Daten und Informationen werden im Auftrag des BMBF durch PtJ daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die im Rahmen des Portals verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Die Internetseite https://netzwerk-fh-personal.de verwendet Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Die Cookies der Internetseite https://netzwerk-fh-personal.de sind funktionale Cookies, die ausschließlich aus technisch notwendigen Gründen für den Login gesetzt werden. Diese technisch notwendigen Cookies werden für 24 h auf Ihrem Computersystem gespeichert. Es erfolgt kein Tracking. Es werden keine Drittanbieter-Cookies gesetzt.
Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.
Zusätzlich kann mittels eines Cookies die Informationen und Angebote auf dieser Internetseite im Sinne des Benutzers optimiert werden. Jeder Benutzer kann bei der Eingabe der Zugangsdaten die Option „Angemeldet bleiben“ auswählen, um nicht bei jedem Besuch der Internetseite erneut die Zugangsdaten eingeben zu müssen. Durch diese Einwilligung wird die Speicherung der Logindaten von der Internetseite und dem auf dem Computersystem des Benutzers abgelegten Cookie übernommen. Die Speicherung des Cookies und der darin enthaltenen Daten erfolgt für einen Zeitraum von 30 Tagen. Im Falle eines erneuten Besuches wird dieser ausgelesen.
Der Einsatz von Cookies erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Bundesdatenschutzgesetz BMBF im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zur bedarfsorientierten Bereitstellung von Informationen zu den Aufgaben des BMBF, zur Abwicklung des Nutzungsverhältnisses bzw. auf Grundlage Ihrer Einwilligung zur längeren Speicherung der Anmeldedaten.
Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch diese Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen dieser Internetseite vollumfänglich nutzbar.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Registrierung und als registrierte Nutzer/in des Portals
Zur Registrierung am und zur Nutzung des Portals sind Name, E-Mail-Adresse und der Name Ihres Arbeitgebers (Organisation) erforderlich.
Im Registrierungsprozess zur Nutzung des Portals werden diese Daten zum Zwecke der Prüfung der Zugangsberechtigung, Import Ihrer Daten zur Anmeldung auf dem Portal im Rahmen des Förderprogramms FH-Personal, der Zuordnung zu Ihrem geförderten Projekt in einer Vorhaben-Gruppe auf dem Portal und zur Zusendung Ihrer Einladung für das Portal (Login-Daten) verarbeitet, um Ihnen die Teilnahme und Nutzung des Portals zu ermöglichen.
Die im Backend eintreffenden Formulardaten der sich Anmeldenden werden von PtJ auf Plausibilität geprüft, indem die E-Mail-Adressen mit der zuwendungsempfangenden Organisation verglichen werden. Andere Anmeldungen werden zurückgewiesen. Die jeweilige Person wird darüber informiert. Zur Feststellung der Nutzungsberechtigung kann zudem, unter Weiterleitung von personenbezogenen Daten, eine Abfrage beim Arbeitgeber bzw. federführenden Ansprechpartner des Vorhabens erfolgen.
Sollten Sie Ihren Namen, den Namen Ihres Arbeitgebers und/oder Ihre E-Mail-Adresse nicht angeben, so kann PtJ den Abschluss eines Nutzungsverhältnisses in Bezug auf das Portal ablehnen (siehe allgemeine Nutzungsbedingungen).
Auf dem Portal wird Ihre erstmalige Anmeldung in einem Aktivitätenstream gegenüber der geschlossenen Benutzergruppe des Portals veröffentlicht. Dies ist für die Organisation und Abwicklung erforderlich.
Die Angabe von Titel, Vorname, Profilbild, Zugehörigkeit zu Teilprojekt, Position / Funktion und Telefonnummer im und während der Nutzung des Portals ist optional. Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie diese Daten eingeben. Mit Eingabe Ihrer Daten willigen Sie in deren zweckbezogene Verarbeitung (inkl. Veröffentlichung) in dem in dieser Datenschutzerklärung und den allgemeinen Nutzungsbedingungen festgelegten Umfang ein.
Wir verarbeiten (inkl. erheben, speichern, veröffentlichen) Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Zweck der Abwicklung des Nutzungsverhältnisses, also für die Verschaffung des Zugangs zum Portal (Registrierung), des Zugriffs auf Dokumente, Medien, Termine und Informationen sowie Bereitstellung von Kontaktdaten zum Austausch/Netzwerken mit anderen Nutzern.
Die zur Registrierung und zur Nutzung des Portals benötigten personenbezogenen Datenangaben (Name, E-Mail-Adresse und Organisation) werden bis zum Abschluss der Registrierung von PtJ auf besonders geschützten Servern in Deutschland gespeichert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen besonders befugten Personen von PtJ möglich, die mit der technischen, kaufmännischen oder redaktionellen Betreuung der Server befasst sind.
Nach erfolgter Registrierung werden diese von PtJ gespeicherten Daten an den Subunternehmer des Portals, die Blueend AG, weitergegeben, der dann diese Daten sowie alle weiteren Daten bei und zur Nutzung des Intranet-Portals auf Servern in Deutschland hostet.
Die von Ihnen bei der Registrierung eingegebenen Pflichtangaben (Name, Organisation und E-Mail-Adresse) sowie die von Ihnen im Nutzerprofil freiwillig hinterlegten zusätzlichen Informationen zu Ihrer Person (Titel, Vorname, Profilbild, Zugehörigkeit zu Teilprojekt, Position / Funktion, Telefonnummer) werden im Portal für alle registrierten Nutzerinnen und Nutzer veröffentlicht und ggf. von diesen für eigene Zwecke verwendet. Hierzu zählen insbesondere die Vernetzung und der Austausch innerhalb der geförderten Projekte auf der Intranet-Plattform.
Speicherdauer und Löschung von personenbezogenen Daten und nicht mehr benötigter Accounts
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Bereitstellung des Zugangs zum Intranet und für die Zweckbestimmung des Austausches und der Vernetzung zwischen geförderten Projekten benötigt. Ihre Daten werden nur solange gespeichert, solange sie für die zweckbezogene Verarbeitung und Nutzung im Portal erforderlich sind oder Sie das Nutzerverhältnis Ihrerseits kündigen.
Eine Löschroutine stellt sicher, dass Nicht-Befugte oder inaktive Accounts gelöscht werden: Nach einer 6-monatigen Inaktivität einer Nutzerin oder eines Nutzers wird diese Person kontaktiert, um die weitere Nutzung des Portals abzuklären. Sollte eine weitere Nutzung des Portals nicht weiter notwendig sein oder lässt sich die Person nicht mehr kontaktieren, werden personenbezogene Daten der Nutzerin oder des Nutzers vom Admin bzw. Super-Admin gelöscht. Selbiges gilt für den Fall, dass eine Nutzerin oder ein Nutzer die Löschung ihrer bzw. seiner personenbezogenen Daten fordert, was in den persönlichen Einstellungen im Bereich „Kontolöschung beantragen“ über das Setzen eines Hakens in der entsprechenden Box formlos beantragt werden kann. Hierüber werden die Nutzerinnen und Nutzer des Portals bei Aktivierung Ihres Accounts per E-Mail informiert. Alternativ dazu kann eine Löschung der personenbezogenen Daten seitens des registrierten Nutzers bzw. der registrierten Nutzerin auch formlos per E-Mail an ptj-fhpersonal@fz-juelich.de beantragt werden.
Zudem werden die federführenden Ansprechpartner halbjährlich per E-Mail über ihre Verantwortung aufgeklärt, aus dem Vorhaben ausscheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. nicht mehr befugte Personen zu melden, so dass diese Accounts gelöscht werden können.
Nach Ablauf der Förderperiode am 31.12.2028 bleibt das Portal für weitere 12 Monate bis zum 31.12.2029 bestehen. In diesem Zeitraum steht das Portal für weitere Vernetzung und Austausch zwischen den Vorhaben zur Verfügung, um die Verstetigung der Ergebnisse und Transferaktivitäten weiter voranzubringen. Am 01.01.2030 werden alle personenbezogenen und vorhabenbezogenen Daten gelöscht, da die Zweckbindung zu diesem Zeitpunkt nicht mehr gegeben ist. Das Portal steht dann nicht mehr zur Nutzung zur Verfügung.
Wir behalten uns das Recht vor, im Falle von schweren Verstößen gegen unsere allgemeinen Nutzungsbedingungen für das Portal https://netzwerk-fh-personal.de und bei unzulässigen Zugriffen bzw. Zugriffsversuchen auf unsere Server unter Zuhilfenahme einzelner Datensätze eine Herleitung zu personenbezogenen Daten zu veranlassen.
Abonnement unserer Newsletter als registrierte/r Nutzer/in des Portals
Die Intranetseite https://netzwerk-fh-personal.de beinhaltet eine automatische Newsletter-Funktion, die Sie täglich oder wöchentlich über aktuelle Entwicklungen auf dem Portal informiert. Das umfasst neue Kommentare, Nachrichten, Beiträge und Dokumente in Gruppen, in denen Sie Mitglied sind, oder die Sie abonniert haben. Sie können dabei entscheiden, ob Sie diesen Newsletter täglich oder wöchentlich erhalten möchten. Zudem haben Sie in Ihren Einstellungen die Möglichkeit den Newsletter abzubestellen oder Sie schreiben uns eine formlose E-Mail an ptj-fhpersonal@fz-juelich.de.
Hinweis zu Links
Das Portal enthält zudem Links zu Internetseiten Dritter (z.B. Bundesministerien/-einrichtungen, Landesministerien/-einrichtungen, Universitäten etc.), die ggf. auch außerhalb der EU ihren Sitz haben können. Wenn Sie diese externen Links anklicken, speichern und verarbeiten die Anbieter der Webseite/n ggf. personenbezogene Daten der Nutzerinnen und Nutzer (z.B. persönliche Informationen, IP-Adresse etc.) entsprechend ihrer Richtlinien. Das BMBF hat keine Informationen über und auch keinen Einfluss oder Zugriff auf die Datenerhebung und deren weitere Verwendung. Die Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Internetseiten Dritter obliegt dem jeweiligen Herausgeber dieser Internetseiten.
Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Ihre Daten werden vom BMBF nicht zu einer automatisierten Entscheidungsfindung oder einem Profiling verwendet.
Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
Ihre Rechte
Sie haben gegenüber der verantwortlichen Stelle folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Die vorgenannten Rechte können Sie z.B. unter bmbf@bmbf.bund.de oder poststelle@bmbf-bund.de-mail.de geltend machen.
Sie können sich mit Fragen und Beschwerden auch an die Datenschutzbeauftragte des BMBF datenschutz@bmbf.bund.de wenden.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde eigener Wahl über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns zu beschweren. Hierzu gehört auch die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:
Bundesbeauftragte/r für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn.